Le terme est emprunté à Daniel Ducharme, archiviste et chargé de cours en archivistique au québec. Ce terme implique le regroupement sémantique d'un ensemble d'informations sur un même sujet. C'est le principal sujet de la norme Records Management qui détaille les exigences basiques pour une gestion de dossiers : fiabilité, intégrité, conformité et systématisation.

Le terme Gestion des documents a été préféré par l'Association internationale des Archives francophones. Cependant, dans la vie réelle, les problèmes de gestion de dossiers est plus parlant aux non-spécialistes qui ont beaucoup de mal avec les termes : Archives courantes ou intermédiaire dont la frontière, dans l'esprit ou dans la formalisation, n'est pas toujours bien traçée ; document qui fait référence à tant de supports ou de structurations qu'il ne peut s'employer sans quelques compléments.

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