Curieusement, jusqu'à l'ISO 15489, il n'existait pas encore de norme proposant une définition uniforme et appropriée de la qualité de l'information ainsi que sa transposition dans les processus de travail internes et externes.

Records Management donne, entre autre chose, une approche de la validité générale de l'information et spécifie les principes, les mesures et procédures stratégiques, organisationnelles et techniques, les responsabilités, applicables à la gestion des documents (des archives selon la définition de la loi de 1979).

Cette norme est recommandable, non seulement à tout organisme ayant décidé d'entreprendre une démarche qualité, mais aussi à nombre d'organismes certifiés.

Dans la norme ISO 15489, les buts du RM sont spécifiés ainsi:

• La normalisation des politiques et des procédures du «Records Management» garantit que tous les documents d’archives bénéficient de l’attention et de la protection appropriées, et que leurs valeurs de preuve et d’information soient susceptibles d’être mises en évidence plus efficacement et plus facilement, en ayant recours à des pratiques et des procédures normalisées.
• ISO 15489 constitue un guide pour l’organisation et la gestion des documents d’archives des organismes, publics ou privés, pour le compte de clients internes ou externes.

Afin de conserver leur capital d'exploitation (les records) les organisations doivent procéder de manière systématique dans l’utilisation de leurs documents pour maîtriser les processus d’affaires et pour les documenter de manière fiable. Cette implication d'une gestion de l’information axée sur les processus soulève la question de l’intégration des processus RM dans les processus de travail et de leur mise en oeuvre dans des systèmes d’application appropriés.

Les records doivent être traités sur toute la durée de leur cycle de vie et archivés de manière sûre.

Avec ISO 15489, le RM permet de traiter et de garantir les ressources d’informations d’une organisation de manière continue, efficiente, conforme aux dispositions légales et aux critères d’exploitation (gestion uniforme des documents sur papier et sur support électronique pendant la totalité de leur cycle de vie). Des procédures définies et appropriées à leur objet pour l’utilisation de l’information permettent de réduire considérablement les charges administratives qu’une organisation doit supporter pour archiver, conserver, retrouver et trier les documents. Elles permettent de prévenir les risques pouvant résulter d’une qualité ou d’une disponibilité insuffisantes de l’information.

La norme ISO 15489 permet aux organisations de mettre en oeuvre une gestion de l’information axée sur les processus pouvant servir de base pour le traitement de transactions dématérialisées (commerce électronique etc.).

Le terme anglais «records» désigne les documents considérés dans leur dimension de preuve (et d'utilité dans le cadre de la conduite des activités de l'organisme émetteur), par opposition à «documents» (qui ne prend en compte que leur contenu informatif) et à «archives» (qui vise la portée historique). Extrait de la norme ISO 15489-1:2001(F)

Nous quittons la notion générale d’information (un contenu spécifique “plat”) pour les records, des enregistrements générés par des processus (données et documents), liés à des contextes d’activité (métadonnées). Le document en question est validé : une distinction importante qui n'existe pas dans notre législation (lire l'excellent livre "Archiver, et après" de Marie-Anne Chabin aux éditions DJAKARTA). Et le contexte fait partie du "records" et doit être mémorisé avec les données et les documents afin de permettre la reproductibilité des processus et donner sens.

C'est cette norme de Records Management qui est le socle du produit NetReporting.

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