Le processus de validation permet de désigner des validateurs et un approbateur autres que le publicateur. Dans ce cas, tant que le document n'est pas validé et approuvé, il n'est consultable que par ceux qui ont en charge validation et/ou approbation.

Les fonctions de validation et d'approbation utilisent le workflow. Dès la mise en ligne du document, ou de sa nouvelle version, un courriel est envoyé à tous les validateurs leur signifiant leur rôle avec un lien sur le document à valider. Dès que tous les validateurs ont accepté la version, un courriel est envoyé à l'approbateur. Son approbation ouvrira la version du document aux utilisateurs habilités, sans autre intervention de la part du publicateur. Elle déclenchera, également, l'envoi d'un courriel vers tout ou partie des utilisateurs autorisés. Ce mécanisme est géré par le responsable des publications du domaine considéré.

Il est à noter que :

• Le refus de l’un des validateurs, ou par l'approbateur, réinitialise le processus. Dans ce cas, un courriel avertit le propriétaire.

• Le workflow de validation est volontairement simple, de façon à éviter d'alourdir et de retarder le processus. Les processus complexes, sans valeur ajoutée, ne sont pas pertinents du fait de l'interdiction de modification d'un document mis en ligne et du pouvoir de blocage équivalent de chaque validateur.

• Tous les documents intermédiaires mis en ligne pour l'élaboration d'une nouvelle version sont effacés dès qu'une version est validée et approuvée. Seuls les métadonnées restent disponibles.

Le workflow est utilisé largement dans les processus de suivi d'affaires : à leur création pour une information formelle du staff, à l'enregistrement d'événements jugés sensibles, aux modifications structurelles de l'affaire.